El Ceremonial en la empresa

La práctica del Ceremonial, originalmente desarrollada en las relaciones protocolares de la Diplomacia y en las ceremonias oficiales, ha cobrado gran importancia en el sector empresario. Se observa una creciente demanda de especialistas para la organización de las ceremonias, para recibir y atender visitantes y para asesorar sobre distintos aspectos de la comunicación en el área comercial. La incidencia de las Relaciones Públicas y un mayor conocimiento sobre la gravitación de la imagen institucional en el mundo de los negocios han contribuido en gran medida a la expansión de esta actividad.

Para el Ceremonial de Estado las normas protocolares son la base del ordenamiento y de la organización. En este ámbito, el nudo medular del Protocolo se refiere a la Precedencia, y sus reglas facilitan la correcta ubicación de las jerarquías y la dinámica de una ceremonia. Pero, cuáles son las pautas del Ceremonial empresarial. Esta denominación abarca las distintas contingencias de los actos y ceremonias que tienen lugar en el orden privado. Acciones tan variadas como el lanzamiento de un producto, la inauguración de una sucursal, la celebración de un aniversario o la presentación de un libro, requieren organización y las empresas se esmeran para que ésta sea correcta en cada uno de sus pasos y obtener así los mejores resultados. Pero, respecto de la aplicación de reglas, el Ceremonial empresarial no dispone de una normativa como el área oficial y las instituciones determinan su propio código. Según su criterio, el anfitrión puede ordenar a sus invitados por el orden alfabético de las personas, del nombre de las empresas, o por la antigüedad de sus clientes. Pueden hacer prevalecer lazos de amistad, asociaciones o situaciones eventuales para adoptar la conducta que más les conviene, creando su propio Protocolo con acciones que se adaptan a las circunstancias.

Los mercados son cada vez más competitivos y las empresas deben fomentar sus relaciones institucionales con personas de su misma nacionalidad o extranjeras, y la imagen y el prestigio ocupan un lugar de relevancia. En esta dinámica, es habitual que se presenten situaciones en la que no es posible actuar con total libertad y que aparezcan los interrogantes por diferentes motivos: cómo ordenar la precedencia cuando la empresa invita autoridades oficiales y miembros destacados de la comunidad; cuál es la forma correcta de exponer símbolos nacionales o institucionales, cómo son las formalidades para mantener correspondencia protocolar o para entablar relación con individuos de otras culturas. Entonces se valora el conocimiento del Protocolo porque, aunque la empresa tenga sus propias reglas, las normas oficiales mantienen toda su vigencia y los usos tradicionales deben ser respetados.

Se pueden poner los más variados ejemplos, comentar situaciones parecidas en cuanto a la organización o al desarrollo, pero cada una tendrá sus diferencias y particularidades que la harán única e irrepetible; por eso, cada ceremonia es un caso que debe ser analizado teniendo en cuenta los objetivos de la ceremonia y la trascendencia que se desea obtener; pero, además, es necesario conocer las reglas elementales para recibir.


El problema de la Precedencia

En los lineamientos generales, el Ceremonial empresarial toma como referencia las pautas establecidas en el Protocolo oficial y las adecua a las necesidades del mundo de los negocios. En el ámbito oficial y en el de la actividad empresarial se respetan las jerarquías de las distintas funciones, y tanto el Decreto 2072, de 1993, como los organigramas institucionales indican con precisión el lugar que ocupan los funcionarios. De esta forma, en el orden interno, las empresas establecen la precedencia según los niveles del organigrama y si las categorías son análogas, cuenta la antigüedad en el cargo, según la fecha en que se han asumido las funciones, o se aplica el orden alfabético de las denominaciones de cada área. (Marketing, Producción, Publicidad)

Pero en el medio social también existen prioridades marcadas por la importancia que la sociedad le otorga a las personas. En todos los grupos, el éxito profesional, una trayectoria destacada en la ciencia o en el arte determina la relevancia de una persona, y el reconocimiento del grupo la distingue y la hace acreedora de ciertas prerrogativas. Para organizar la precedencia cuando las personalidades presentes provienen de diferentes actividades pero tienen categorías que se pueden considerar similares, se ordenan por equivalencias. Pero no hay reglas escritas y puede pesar la subjetividad y la conveniencia; la precedencia la define el anfitrión aplicando su propio criterio, considerando los objetivos de la reunión y usando su sentido común para no herir susceptibilidades.

En el Ceremonial empresarial, la Ley de la Derecha mantiene su vigencia. El máximo representante de una empresa oficiará de anfitrión; recibirá y despedirá a sus invitados acompañado por un pequeño grupo de subordinados; ocupará la cabecera principal y ubicará a su derecha al invitado de honor. El resto de los invitados se distribuyen de derecha a izquierda en forma alternada. La lista de invitados deberá combinar representantes de la empresa, invitados especiales y autoridades, si fueron invitadas. Para lograr el mejor equilibrio, primero se confecciona el listado de cada categoría (autoridades, empresarios, invitados especiales) y luego se elabora un listado general en el que se alternan los primeros de cada lista, luego los segundos, y así sucesivamente. Si hay mesas individuales, las cabeceras se organizan alternando también los cargos de la empresa con autoridades e invitados especiales; para lograr una distribución equilibrada se requiere conocer a las personas y actuar con sentido común.




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